Progettazione e gestione delle biblioteche e degli archivi digitali: appunti per l’esame

Un archivio comunale decide di mettere online le sue delibere ottocentesche. Una biblioteca vuole digitalizzare la sua collezione di giornali locali. Un museo vuole pubblicare le fotografie dei suoi disegni con licenza aperta. Sembrano lavori tecnici, quasi solo di scanner e di siti web. In realtà ognuna di queste decisioni pone le stesse domande: che cosa scegliere, in quale formato, con quali metadati, con quali diritti, per quali utenti, e come garantire che tra trent’anni quei file esistano ancora e siano leggibili. Questo esame ti insegna a rispondere.

Il corso si trova nei percorsi di Beni culturali, Archivistica e biblioteconomia, Digital humanities. Il programma unisce concetti (che cos’è una biblioteca digitale, che cos’è un archivio digitale), standard (formati, metadati, protocolli di interoperabilità), conservazione a lungo termine, aspetti giuridici e gestione del progetto. All’esame ti chiedono spesso di presentare o discutere un progetto, reale o simulato, quindi conviene ragionare sempre in termini di casi concreti.

Come usare questi appunti

Comincio dalle definizioni, perché “biblioteca digitale” e “archivio digitale” vogliono dire cose diverse. Poi seguo il ciclo di vita di un progetto: obiettivi e selezione, digitalizzazione e formati, metadati e standard, interoperabilità, accesso e utenti, conservazione, diritti, gestione e valutazione. Alla fine trovi una parte sugli archivi digitali correnti, cioè sui documenti nativi digitali delle amministrazioni, e una scheda su come presentare un progetto all’esame.

Il consiglio pratico: scegli una piccola collezione reale, per esempio il fondo fotografico di una biblioteca della tua città, e usa questi appunti per progettarne la digitalizzazione. Ogni capitolo ti darà una parte del progetto. All’esame, raccontare un caso vale più di qualunque elenco di standard.

Biblioteca digitale e archivio digitale

Che cos’è una biblioteca digitale

Non esiste una definizione unica, e i manuali ne citano diverse. Un nucleo comune è questo: una biblioteca digitale è una collezione organizzata di oggetti digitali, selezionati secondo una politica esplicita, descritti con metadati, resi accessibili attraverso servizi a una comunità di utenti e conservati nel tempo. Le parole importanti sono quattro: collezione, organizzazione, servizi, conservazione. Un insieme di PDF su un sito non è una biblioteca digitale.

Si distinguono di solito:

• la biblioteca digitalizzata, che offre riproduzioni digitali di materiali nati su carta o altri supporti analogici;
• la biblioteca di risorse native digitali, come riviste elettroniche, banche dati, e-book, dati di ricerca;
• la biblioteca ibrida, che integra servizi tradizionali e digitali, ed è oggi la condizione normale di quasi tutte le biblioteche.

Che cos’è un archivio digitale

Il termine “archivio digitale” ha due significati, e devi saperli distinguere.

• In senso archivistico, è il complesso dei documenti digitali prodotti o ricevuti da un soggetto nello svolgimento della sua attività, legati dal vincolo archivistico. Le delibere digitali di un comune, i fascicoli elettronici di un ufficio, le email di un ente.
• In senso informatico e più generico, è un sistema per conservare e rendere accessibili oggetti digitali, anche se non hanno natura archivistica. Spesso si parla di archivio digitale anche per un deposito di riproduzioni digitalizzate.

Per l’esame tieni ferma la distinzione: la biblioteca seleziona e organizza documenti per renderli disponibili; l’archivio conserva documenti prodotti da un soggetto, nel loro ordine e con le loro relazioni, come prova della sua attività. Le scelte di progetto cambiano di conseguenza.

Gli attori

I progetti digitali non sono fatti da un solo tipo di istituzione. Biblioteche, archivi e musei condividono molti problemi e collaborano spesso: si parla di settore GLAM (Galleries, Libraries, Archives, Museums). Accanto a loro ci sono progetti di ricerca, aggregatori nazionali ed europei, e grandi operatori privati. Il caso più noto è la digitalizzazione di libri avviata da Google nel 2004 in accordo con grandi biblioteche, che ha posto in modo nuovo la questione del rapporto tra pubblico e privato nel patrimonio culturale.

Cosa ti chiedono all’orale (definizioni)

Che cos’è una biblioteca digitale? È una collezione organizzata di oggetti digitali, selezionati secondo una politica esplicita, descritti con metadati, resi accessibili attraverso servizi a una comunità di utenti e conservati nel tempo. Può comprendere riproduzioni di materiali analogici e risorse native digitali. La differenza rispetto a un semplice deposito di file sta nell’organizzazione, nei servizi e nella conservazione.

Che differenza c’è tra biblioteca digitale e archivio digitale in senso archivistico? La biblioteca digitale seleziona e organizza documenti, spesso di provenienza diversa, per offrirli agli utenti. L’archivio digitale è il complesso dei documenti prodotti o ricevuti da un soggetto nella sua attività, legati dal vincolo archivistico, da conservare nel loro ordine come prova e memoria. Cambiano criteri di selezione, descrizione e conservazione.

Avviare un progetto: obiettivi e selezione

Perché digitalizzare

Ogni progetto parte da una domanda: perché digitalizzare? Le risposte possibili sono diverse, e ciascuna orienta le scelte successive.

• Accesso: rendere consultabili materiali lontani, rari o poco noti.
• Tutela: ridurre la consultazione degli originali fragili, offrendo una copia al loro posto.
• Ricerca: permettere analisi impossibili sull’originale, come la ricerca nel testo o la visione con ingrandimenti e luci speciali.
• Valorizzazione: costruire mostre virtuali, percorsi didattici, prodotti per il pubblico.
• Ricostruzione: riunire virtualmente collezioni disperse in istituzioni diverse.

Attenzione a un punto che i docenti amano: la digitalizzazione non è una forma di conservazione dell’originale. Una buona copia digitale protegge l’originale dall’uso, ma non lo sostituisce, e i file digitali hanno a loro volta bisogno di conservazione.

La selezione

Non si può digitalizzare tutto, e quasi mai si digitalizza tutto in una volta. La selezione si basa su criteri espliciti:

• il valore e l’interesse dei materiali (rarità, importanza storica, domanda degli utenti);
• lo stato di conservazione: materiali fragili e molto richiesti hanno priorità, ma a volte sono anche troppo fragili per essere digitalizzati senza un restauro preliminare;
• la situazione dei diritti: materiali in pubblico dominio sono più semplici da pubblicare;
• l’esistenza di altre copie digitali, per evitare doppioni;
• la fattibilità tecnica ed economica.

Ricorda la lezione che hai visto anche in altri corsi: ciò che viene digitalizzato diventa più visibile e più studiato, ciò che resta escluso rischia di essere dimenticato. La selezione ha quindi una responsabilità culturale.

Un caso: il giornale locale

Prova ad applicare tutto questo a un caso tipico: una biblioteca civica possiede la raccolta completa di un settimanale locale dal 1880 al 1960, rilegata in grandi volumi, con carta acida e ingiallita, molto richiesta da studenti e genealogisti.

• Obiettivi: ridurre la consultazione dei volumi fragili e rendere il giornale ricercabile nel testo.
• Selezione: si parte dalle annate più consultate e più deteriorate; per gli anni più recenti bisogna verificare i diritti degli autori degli articoli e delle fotografie.
• Acquisizione: uno scanner planetario per grandi formati, senza smontare le legature se possibile; master in TIFF o JPEG 2000 senza perdita, derivati in JPEG.
• Testo: OCR con salvataggio in formato ALTO, con la consapevolezza che la stampa ottocentesca e la carta rovinata produrranno errori; si dichiara la qualità stimata.
• Metadati: descrizione del periodico a livello di testata, annata e fascicolo, con un contenitore METS o lo schema MAG.
• Pubblicazione: visualizzatore compatibile IIIF, ricerca nel testo con evidenziazione sulla pagina, licenza chiara per le annate in pubblico dominio.
• Conservazione: due copie in sede su sistemi diversi e una presso un polo di conservazione regionale o nazionale, con controlli periodici dei checksum.

Vedi come ogni scelta discende dalle precedenti. Questo è il tipo di ragionamento che il docente vuole sentire.

Lo studio di fattibilità

Prima di cominciare si prepara uno studio di fattibilità con: descrizione della collezione e della sua quantità (numero di pezzi, di pagine, formati); stato di conservazione; obiettivi e destinatari; scelte tecniche; risorse umane e strumenti; tempi; costi; piano di conservazione e di sostenibilità dopo la fine del progetto. Quest’ultimo punto è spesso dimenticato, ed è la causa principale della scomparsa di molti progetti digitali nati con finanziamenti temporanei.

Cosa ti chiedono all’orale (obiettivi e selezione)

Quali criteri si usano per selezionare i materiali da digitalizzare? Il valore e l’interesse dei materiali, la domanda degli utenti, lo stato di conservazione, la situazione dei diritti, l’esistenza di altre copie digitali e la fattibilità tecnica ed economica. La selezione va documentata, perché ha conseguenze culturali: i materiali digitalizzati diventano più visibili e studiati di quelli rimasti solo analogici.

La digitalizzazione è una forma di conservazione? Non dell’originale. La copia digitale ne riduce la consultazione e quindi l’usura, ed è una forma di tutela indiretta, ma l’originale deve continuare a essere conservato. Inoltre i file digitali sono a loro volta fragili e richiedono una strategia di conservazione digitale specifica.

La digitalizzazione: acquisizione e formati

Il master e le copie derivate

La regola fondamentale è distinguere tra il master (o file di conservazione), acquisito alla massima qualità ragionevole e conservato senza modifiche, e le copie derivate, prodotte dal master per la consultazione online, più leggere e adattate ai diversi usi. Si digitalizza una volta sola, bene, e si producono derivati quante volte serve.

I parametri di acquisizione

Per i documenti testuali e grafici i parametri principali sono:

• la risoluzione, espressa in punti per pollice (ppi o dpi), da rapportare alle dimensioni reali dell’originale;
• la profondità di colore, cioè il numero di bit per pixel (per esempio 24 bit per il colore);
• la gestione del colore, con profili colore e l’uso di carte di riferimento (target) fotografate insieme all’originale per controllare la fedeltà cromatica;
• l’inquadratura, che di solito include l’intero oggetto con un margine, un righello e il target.

Le raccomandazioni tecniche delle istituzioni di riferimento, come quelle dell’ICCU in Italia o le specifiche statunitensi FADGI, indicano valori minimi per ogni tipo di materiale. Non serve impararle a memoria: serve capire perché esistono, cioè per rendere confrontabili e riutilizzabili le immagini prodotte da progetti diversi.

Gli strumenti

Per i libri e i manoscritti si usano scanner planetari o sistemi con macchina fotografica dall’alto, con piani basculanti a V che non costringono ad aprire il volume a 180 gradi. Per i documenti sciolti si usano anche scanner piani. Per le fotografie, i negativi e le pellicole servono scanner specifici. Per i materiali più delicati o complessi si ricorre all’imaging multispettrale o alla fotografia in luce radente.

I formati

Un formato adatto alla conservazione dovrebbe essere aperto e documentato, molto diffuso, indipendente da un singolo software, senza compressione con perdita o con compressione senza perdita. Per questo:

• per i master di immagini si usa tradizionalmente il TIFF non compresso; si usa anche il JPEG 2000, che permette una compressione senza perdita e una consultazione efficiente di immagini molto grandi;
• per le copie di consultazione si usa il JPEG, più leggero, con compressione con perdita;
• per i documenti testuali destinati alla conservazione si usa il PDF/A, una versione del PDF standardizzata come ISO 19005, che esclude elementi che ne comprometterebbero la leggibilità futura, come i caratteri non incorporati o i contenuti dinamici;
• per i testi codificati si usa l’XML, per esempio secondo le raccomandazioni della TEI.

OCR e testo

Per i materiali a stampa la digitalizzazione si completa con l’OCR, che produce un testo ricercabile. Il testo viene spesso salvato in formati come ALTO, che registra la posizione di ogni parola nell’immagine e permette di evidenziare i risultati di una ricerca sulla pagina. Per i manoscritti si usano sempre più spesso strumenti di riconoscimento della scrittura a mano basati sull’apprendimento automatico. In entrambi i casi la qualità va controllata e dichiarata.

Cosa ti chiedono all’orale (digitalizzazione)

Che differenza c’è tra master e copia derivata? Il master è il file acquisito alla massima qualità prevista, in un formato adatto alla conservazione come il TIFF non compresso o il JPEG 2000 senza perdita, e viene conservato senza modifiche. Le copie derivate sono prodotte dal master per la consultazione e i diversi usi, più leggere, per esempio in JPEG. Si digitalizza una volta e si producono derivati quando servono.

Perché per la conservazione si usa il PDF/A? Perché è una versione del PDF standardizzata come ISO 19005, pensata per l’archiviazione a lungo termine. Esclude caratteristiche che renderebbero incerta la leggibilità futura, come i caratteri non incorporati, i collegamenti a contenuti esterni o gli elementi dinamici, e richiede che il documento contenga tutto ciò che serve per essere visualizzato in modo identico nel tempo.

I metadati

Perché sono decisivi

Un’immagine senza metadati è un oggetto muto. I metadati dicono che cosa rappresenta, da dove viene, chi l’ha prodotta, quali diritti ha, come è stata acquisita, come le sue parti si collegano. Si distinguono di solito in:

• descrittivi: servono a identificare e trovare la risorsa (titolo, autore, data, soggetto);
• amministrativi: comprendono quelli tecnici (formato, risoluzione, strumento di acquisizione), quelli sui diritti e quelli di conservazione;
• strutturali: descrivono l’organizzazione dell’oggetto digitale, per esempio l’ordine delle pagine di un libro e la sua divisione in capitoli.

Gli standard descrittivi

Ogni comunità ha i suoi standard.

• Il Dublin Core, nato nel 1995, con quindici elementi semplici e generici, è il minimo comune denominatore per lo scambio tra sistemi.
• Le biblioteche usano formati come MARC e, per la descrizione, regole come RDA (Resource Description and Access), pubblicate nel 2010. Il modello concettuale di riferimento è l’IFLA LRM (2017), che ha unificato i precedenti modelli FRBR e affini, con la distinzione tra opera, espressione, manifestazione e item.
• Gli archivi usano gli standard internazionali di descrizione ISAD(G), per la descrizione archivistica a più livelli (fondo, serie, fascicolo, unità), e ISAAR(CPF), per i soggetti produttori. Per la codifica digitale degli inventari si usa l’EAD (Encoded Archival Description), uno schema XML, e per i soggetti produttori l’EAC-CPF.
• Il MODS, sviluppato dalla Library of Congress, è uno schema descrittivo in XML più ricco del Dublin Core e più semplice del MARC.

Gli standard di contenitore e di conservazione

• Il METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), sempre della Library of Congress, è un “contenitore” XML che riunisce in un unico documento i metadati descrittivi, amministrativi e strutturali di un oggetto digitale complesso e i riferimenti ai file.
• Il PREMIS è il dizionario di riferimento per i metadati di conservazione: registra gli oggetti, gli eventi che li riguardano (acquisizione, migrazione, controlli), gli agenti e i diritti.
• In Italia l’ICCU ha elaborato lo standard MAG (Metadati Amministrativi Gestionali), uno schema XML per i progetti di digitalizzazione, pensato per descrivere in modo omogeneo gli oggetti digitali prodotti dalle biblioteche.

Vocabolari e authority

I metadati sono utili solo se coerenti. Per questo si usano vocabolari controllati e authority file: elenchi di forme normalizzate per nomi di persona, enti, luoghi, soggetti. A livello internazionale il VIAF (Virtual International Authority File) collega gli authority file di molte biblioteche nazionali. Per i luoghi si usano gazetteer come GeoNames. Usare identificatori condivisi permette di collegare le proprie risorse a quelle di altre istituzioni.

Cosa ti chiedono all’orale (metadati)

A che cosa serve il METS? È uno standard XML della Library of Congress che fa da contenitore per un oggetto digitale complesso, come un libro digitalizzato. Riunisce in un unico documento i metadati descrittivi, amministrativi e strutturali e i riferimenti ai file che compongono l’oggetto, descrivendo per esempio l’ordine delle pagine e la loro organizzazione in capitoli.

Che differenza c’è tra ISAD(G) ed EAD? ISAD(G) è uno standard internazionale di descrizione archivistica che definisce quali elementi descrivere e come organizzare la descrizione su più livelli, dal fondo all’unità. EAD è uno schema XML che permette di codificare in forma digitale gli inventari e le descrizioni archivistiche, spesso redatte secondo ISAD(G). Il primo stabilisce il contenuto, il secondo la codifica.

Identificatori e interoperabilità

Identificatori persistenti

Un URL può cambiare quando un’istituzione rinnova il suo sito. Per questo gli oggetti digitali devono avere un identificatore persistente, indipendente dalla posizione. I principali sono il DOI, usato soprattutto per pubblicazioni e dati di ricerca; l’Handle, il sistema su cui si basa anche il DOI; l’ARK, usato da diverse biblioteche e archivi; l’URN:NBN, promosso dalle biblioteche nazionali. L’identificatore funziona solo se l’istituzione si impegna a mantenerne la risoluzione nel tempo: è una promessa organizzativa prima che tecnica.

OAI-PMH

L’interoperabilità permette a sistemi diversi di scambiare dati. Per i metadati il protocollo storico è l’OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), nato all’inizio degli anni Duemila. Un’istituzione espone i suoi metadati, almeno in Dublin Core, e un “harvester” li raccoglie periodicamente per costruire un catalogo collettivo. È così che funzionano molti aggregatori nazionali ed europei.

IIIF

Per le immagini lo standard che ha cambiato il settore è l’IIIF (International Image Interoperability Framework), nato all’inizio degli anni Dieci da una collaborazione tra grandi biblioteche. Definisce delle API, cioè regole comuni per richiedere un’immagine o una sua porzione a una certa dimensione, e per descrivere un oggetto con le sue immagini in un manifest. Il risultato è che qualunque visualizzatore compatibile, come Mirador o Universal Viewer, può mostrare immagini di qualunque istituzione compatibile. Puoi confrontare fianco a fianco due manoscritti conservati in due paesi diversi senza scaricarli.

Linked open data

Un passo ulteriore è la pubblicazione dei dati come linked open data, secondo il modello RDF, con identificatori URI per persone, luoghi, opere, e collegamenti a risorse esterne come Wikidata o VIAF. Per i beni culturali esistono ontologie specifiche, come il CIDOC CRM, sviluppato nell’ambito del Consiglio internazionale dei musei, e per le biblioteche il modello BIBFRAME della Library of Congress, pensato per sostituire il MARC.

Cosa ti chiedono all’orale (interoperabilità)

Che cos’è il IIIF? È un insieme di standard internazionali per la pubblicazione e lo scambio di immagini digitali, nato all’inizio degli anni Dieci da una collaborazione tra grandi biblioteche. Definisce API comuni per richiedere immagini o loro porzioni e per descrivere oggetti con manifest. Permette a qualunque visualizzatore compatibile di mostrare e confrontare immagini di istituzioni diverse, per esempio manoscritti conservati in paesi diversi.

A che cosa serve l’OAI-PMH? È un protocollo per la raccolta automatica dei metadati. Un’istituzione espone i propri metadati in un formato concordato, almeno il Dublin Core, e un servizio di harvesting li raccoglie periodicamente. È alla base di molti cataloghi collettivi e aggregatori, che riuniscono le descrizioni di risorse conservate in istituzioni diverse.

Accesso, servizi e utenti

Chi sono gli utenti

Un progetto digitale si costruisce per qualcuno. Gli utenti di una biblioteca digitale possono essere ricercatori specialisti, studenti, insegnanti, genealogisti, curiosi, giornalisti, artisti. Hanno bisogni diversi: lo specialista vuole immagini ad altissima risoluzione e metadati precisi; il curioso vuole una presentazione chiara e un percorso guidato dal racconto. Per questo si studiano gli utenti con questionari, interviste, analisi dei log di accesso, test di usabilità.

I servizi

I servizi tipici di una biblioteca o di un archivio digitale sono:

• la ricerca, semplice e avanzata, per metadati e, dove esiste, nel testo;
• la navigazione per collezioni, autori, date, luoghi, soggetti;
• la visualizzazione delle immagini, con ingrandimento e confronto;
• lo scarico dei file, con l’indicazione chiara della licenza;
• strumenti per citare, condividere, annotare;
• contenuti di valorizzazione: mostre virtuali, percorsi, schede di approfondimento.

Usabilità e accessibilità

L’usabilità riguarda la facilità con cui l’utente raggiunge i suoi obiettivi: trovare una risorsa, capire cosa sta guardando, scaricarla. L’accessibilità riguarda la possibilità di usare il servizio anche per persone con disabilità. Le linee di riferimento internazionali sono le WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) del W3C. In Europa l’accessibilità dei siti delle pubbliche amministrazioni è un obbligo di legge, e in Italia esistono norme specifiche fin dalla cosiddetta legge Stanca del 2004.

Aggregatori

Un’istituzione da sola raggiunge pochi utenti. Gli aggregatori raccolgono metadati e anteprime da molte istituzioni e li rendono ricercabili insieme. In Europa il riferimento è Europeana, lanciata nel 2008. Negli Stati Uniti la Digital Public Library of America. In Italia i portali nazionali per biblioteche e archivi svolgono una funzione analoga. Partecipare a un aggregatore richiede metadati di qualità e licenze chiare.

Cosa ti chiedono all’orale (accesso)

Che differenza c’è tra usabilità e accessibilità? L’usabilità misura quanto è facile ed efficace per gli utenti raggiungere i propri obiettivi in un sistema, per esempio trovare e consultare un documento. L’accessibilità riguarda la possibilità di usare il sistema anche da parte di persone con disabilità, secondo standard come le WCAG del W3C. Un sito può essere usabile per molti e non accessibile per alcuni, e viceversa.

A che cosa serve un aggregatore come Europeana? A raccogliere e rendere ricercabili insieme i metadati e le anteprime di risorse digitali di moltissime istituzioni culturali, aumentandone la visibilità. Lanciata nel 2008, Europeana riunisce biblioteche, archivi e musei europei. Per parteciparvi un’istituzione deve fornire metadati di qualità, conformi al modello richiesto, e licenze chiare.

La conservazione digitale

Perché è difficile

La conservazione digitale è il punto più delicato di ogni progetto. I rischi sono di tre tipi:

• il degrado dei supporti: dischi, nastri e memorie si guastano;
• l’obsolescenza dei formati e del software: un file perfettamente integro può diventare illeggibile se scompare il programma per aprirlo;
• i rischi organizzativi: un progetto perde i finanziamenti, il personale cambia, nessuno sa più dove sono i file e che cosa contengono.

Il terzo rischio è spesso il più grave. La conservazione digitale è prima di tutto una questione di responsabilità istituzionale.

Il modello OAIS

Il modello di riferimento è l’OAIS (Open Archival Information System), nato in ambito spaziale e adottato come standard ISO 14721. Descrive un archivio come un sistema di persone e strumenti che si assume la responsabilità di conservare informazioni e renderle disponibili a una comunità di riferimento (la designated community).

Il modello definisce tre tipi di pacchetti informativi:

• il SIP (Submission Information Package), il pacchetto con cui il produttore versa i dati all’archivio;
• l’AIP (Archival Information Package), il pacchetto conservato, con il contenuto e tutte le informazioni necessarie per comprenderlo e usarlo nel tempo;
• il DIP (Dissemination Information Package), il pacchetto consegnato all’utente che ne fa richiesta.

E definisce le funzioni principali: acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, amministrazione, pianificazione della conservazione, accesso.

Le strategie

Le strategie principali sono:

• il refreshing, la copia periodica dei dati su supporti nuovi;
• la replica, cioè più copie in luoghi geograficamente diversi; un principio spesso citato è quello di avere almeno tre copie, su due tipi di supporto, di cui una lontana;
• la migrazione, cioè la conversione dei file in formati nuovi quando quelli vecchi rischiano di diventare obsoleti, documentando ogni passaggio;
• l’emulazione, cioè la ricreazione su sistemi moderni dell’ambiente software originale, utile per oggetti complessi come software, giochi, siti web.

Il controllo dell’integrità

Per sapere se un file è rimasto identico si usano i checksum o impronte digitali (hash): una stringa calcolata dal contenuto del file con un algoritmo, che cambia se cambia anche un solo bit. Confrontando periodicamente le impronte si scoprono le corruzioni e si ripristinano le copie danneggiate da quelle integre.

La fiducia

Come si fa a fidarsi di un archivio digitale? Esistono procedure di valutazione e certificazione dei depositi affidabili (trusted digital repositories), come lo standard ISO 16363 e la certificazione CoreTrustSeal. Valutano non solo la tecnologia ma anche l’organizzazione, le risorse, le politiche documentate, la sostenibilità.

Cosa ti chiedono all’orale (conservazione)

Che cosa sono SIP, AIP e DIP nel modello OAIS? Sono i tre pacchetti informativi del modello. Il SIP è il pacchetto con cui il produttore versa i dati all’archivio; l’AIP è il pacchetto conservato, che comprende il contenuto e tutte le informazioni necessarie a comprenderlo, autenticarlo e usarlo nel tempo; il DIP è il pacchetto consegnato all’utente su richiesta. Il modello OAIS è lo standard ISO 14721.

Che differenza c’è tra migrazione ed emulazione? La migrazione converte i file in formati più recenti quando quelli originali rischiano l’obsolescenza, documentando ogni passaggio; modifica quindi il file ma lo rende leggibile con strumenti attuali. L’emulazione conserva il file originale e ricrea su sistemi moderni l’ambiente software e hardware necessario per usarlo, ed è adatta a oggetti complessi come programmi e giochi.

Diritti e licenze

Il diritto d’autore

La pubblicazione online di riproduzioni pone prima di tutto problemi di diritto d’autore. In generale un’opera entra nel pubblico dominio settanta anni dopo la morte dell’autore. Materiali più recenti richiedono autorizzazioni, salvo eccezioni previste dalla legge. Le opere i cui titolari dei diritti non sono identificabili o rintracciabili si chiamano opere orfane, e una direttiva europea del 2012 ne ha regolato alcuni usi da parte delle istituzioni culturali.

La direttiva europea sul diritto d’autore nel mercato unico digitale, del 2019, ha introdotto due novità importanti per biblioteche e archivi. Ha regolato l’uso delle opere fuori commercio, cioè non più disponibili sul mercato, permettendo alle istituzioni culturali di renderle accessibili a certe condizioni. E ha stabilito che le riproduzioni di opere d’arte visiva in pubblico dominio non possono essere protette da nuovi diritti, salvo che costituiscano esse stesse opere originali: la fotografia fedele di un dipinto antico non crea un nuovo diritto d’autore.

Il caso italiano

In Italia la riproduzione dei beni culturali pubblici è regolata anche dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (2004), che prevede in alcuni casi autorizzazioni e canoni per l’uso delle immagini. Negli ultimi anni la materia è stata modificata più volte, con aperture alla libera riproduzione per studio e ricerca e con discussioni sui canoni per gli usi commerciali. Per l’esame ti basta sapere che il quadro esiste, che è cambiato di recente e che va sempre verificato nella versione aggiornata.

Le licenze

Per comunicare con chiarezza che cosa l’utente può fare con un’immagine si usano licenze standard.

• Le licenze Creative Commons permettono all’autore di scegliere le condizioni: attribuzione (BY), non commerciale (NC), non opere derivate (ND), condivisione allo stesso modo (SA).
• Lo strumento CC0 rinuncia a tutti i diritti, per quanto la legge lo consente.
• Il marchio Public Domain Mark segnala che un’opera è già in pubblico dominio.
• Per i casi in cui lo stato dei diritti è complesso esistono le dichiarazioni standardizzate di RightsStatements.org, usate da molti aggregatori.

Un principio sempre più condiviso nel settore è che i materiali in pubblico dominio restino in pubblico dominio anche nella loro forma digitale, senza restrizioni aggiuntive.

La protezione dei dati personali

Gli archivi contengono spesso dati personali, anche sensibili: documenti sanitari, giudiziari, di polizia, fascicoli del personale. La pubblicazione online deve rispettare il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR) e le regole sulla consultabilità degli archivi, che prevedono termini di riservatezza per alcune categorie di documenti.

Cosa ti chiedono all’orale (diritti)

Che cosa ha stabilito la direttiva europea del 2019 sulle riproduzioni di opere in pubblico dominio? Che le riproduzioni di opere d’arte visiva il cui diritto d’autore è scaduto non possono essere protette da nuovi diritti d’autore o connessi, a meno che la riproduzione stessa sia un’opera originale. La fotografia fedele di un dipinto antico non genera un nuovo diritto. La stessa direttiva ha regolato anche l’uso delle opere fuori commercio da parte delle istituzioni culturali.

Che differenza c’è tra CC0 e Public Domain Mark? Il CC0 è uno strumento con cui un titolare di diritti rinuncia a tutti i diritti sulla propria opera, per quanto la legge lo permetta, mettendola di fatto in pubblico dominio. Il Public Domain Mark non è una rinuncia ma un’etichetta che segnala che un’opera è già in pubblico dominio, per esempio perché i diritti sono scaduti.

Gli archivi digitali correnti

Dalla carta al documento informatico

Accanto alla digitalizzazione del patrimonio storico c’è un altro grande tema: gli archivi che nascono digitali. Le pubbliche amministrazioni producono ormai quasi solo documenti informatici, e la loro gestione è regolata in Italia dal Codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 82 del 2005) e dalle relative regole tecniche emanate dall’AgID.

Il ciclo di vita del documento

L’archivistica distingue tre fasi nella vita di un archivio:

• l’archivio corrente, con i documenti relativi agli affari in corso;
• l’archivio di deposito, con i documenti degli affari conclusi, che non servono più all’attività quotidiana ma vanno conservati;
• l’archivio storico, con i documenti selezionati per la conservazione permanente.

Nel digitale queste fasi restano, ma le decisioni sulla conservazione vanno prese fin dall’inizio, al momento della creazione del documento. Un documento digitale che non è stato correttamente formato, registrato e classificato non potrà essere conservato in modo affidabile.

Gli strumenti della gestione documentale

• La registrazione di protocollo attesta l’arrivo o la partenza di un documento e gli assegna un numero e una data certi.
• Il piano di classificazione (titolario) organizza i documenti per funzioni e attività dell’ente.
• Il fascicolo riunisce i documenti relativi allo stesso affare o procedimento.
• Il piano di conservazione (o massimario di selezione e scarto) stabilisce per quanto tempo conservare ogni tipo di documento e quali possono essere eliminati.
• Il manuale di gestione documenta le regole e le procedure dell’ente.

A livello internazionale il riferimento per la gestione dei documenti è lo standard ISO 15489 sul records management.

La conservazione a norma

I documenti informatici delle amministrazioni vanno versati in un sistema di conservazione che ne garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo, con pacchetti informativi ispirati al modello OAIS. La conservazione può essere svolta dall’ente stesso o affidata a conservatori esterni qualificati.

Cosa ti chiedono all’orale (archivi correnti)

Quali sono le fasi della vita di un archivio? L’archivio corrente, che contiene i documenti degli affari in corso; l’archivio di deposito, con quelli degli affari conclusi che vanno ancora conservati; l’archivio storico, con i documenti selezionati per la conservazione permanente. Nel digitale le fasi restano, ma le scelte sulla conservazione devono essere previste fin dalla creazione del documento.

Che cos’è il piano di conservazione? È lo strumento, detto anche massimario di selezione e scarto, che stabilisce per ciascuna tipologia di documenti per quanto tempo vanno conservati e quali possono essere eliminati alla scadenza, e quali invece sono destinati alla conservazione permanente. Garantisce che la selezione avvenga secondo criteri esplicitati e non per caso.

Gestione, sostenibilità, valutazione

Il progetto come organizzazione

Un progetto digitale è anche un progetto di gestione. Richiede competenze diverse: bibliotecari o archivisti per la selezione e la descrizione, restauratori per i materiali fragili, fotografi e tecnici per l’acquisizione, informatici per i sistemi, giuristi per i diritti, comunicatori per la valorizzazione. Richiede un piano di lavoro, con fasi, responsabilità, tempi, controlli di qualità.

Una scelta frequente riguarda l’esternalizzazione: digitalizzare all’interno con personale e strumenti propri, o affidare il lavoro a ditte specializzate. Nel secondo caso il capitolato tecnico deve essere molto preciso, e i controlli di qualità sui file consegnati sono indispensabili.

La sostenibilità

La sostenibilità è la capacità di mantenere il servizio e i dati nel tempo, dopo la fine del finanziamento iniziale. Riguarda risorse economiche, personale, infrastrutture tecnologiche, ma anche la scelta di standard aperti, che riducono la dipendenza da un singolo fornitore. Un progetto che non ha un piano di sostenibilità è destinato, prima o poi, a sparire.

La valutazione

Un progetto si valuta con indicatori quantitativi, come il numero di oggetti digitalizzati, il costo per unità, il numero di accessi e di scarichi, e qualitativi, come la soddisfazione degli utenti, l’uso nella ricerca e nella didattica, la qualità dei metadati, l’impatto culturale. La valutazione serve a migliorare il servizio e a giustificare il finanziamento presso chi lo sostiene.

Cosa ti chiedono all’orale (gestione)

Che cosa si intende per sostenibilità di un progetto digitale? La capacità di mantenere nel tempo i dati e i servizi dopo la fine del finanziamento iniziale. Comprende risorse economiche continuative, personale competente, infrastrutture aggiornate e scelte tecniche basate su standard aperti, che riducono la dipendenza da un unico fornitore. Senza un piano di sostenibilità molti progetti digitali scompaiono.

Come si valuta un progetto di digitalizzazione? Con indicatori quantitativi, come il numero di oggetti prodotti, i costi unitari, gli accessi e gli scarichi, e qualitativi, come la soddisfazione degli utenti, la qualità dei metadati, l’uso nella ricerca e nella didattica e l’impatto culturale. La valutazione serve a migliorare il servizio e a rendere conto a chi lo finanzia.

Come presentare un progetto all’esame

Se il tuo esame prevede la presentazione di un progetto, puoi organizzarla in questo ordine.

• La collezione: che cos’è, quanti pezzi, di che tipo, in che stato, con quale situazione dei diritti.
• Gli obiettivi: perché digitalizzarla e per quali utenti.
• La selezione: che cosa digitalizzi per primo e con quali criteri.
• Le scelte tecniche: strumenti, parametri, formati del master e delle copie derivate, OCR se serve.
• I metadati: quali standard, con quale livello di dettaglio, con quali vocabolari.
• La pubblicazione: piattaforma, servizi, compatibilità IIIF, partecipazione ad aggregatori, licenze.
• La conservazione: dove e come conservi i master, quante copie, quali controlli.
• La gestione: chi fa che cosa, tempi, costi, sostenibilità, valutazione.

Il docente non si aspetta un progetto esecutivo perfetto, ma la dimostrazione che ogni scelta ha una ragione e che le parti sono coerenti tra loro. Se dici che digitalizzi per la ricerca filologica, non puoi proporre immagini a bassa risoluzione; se dici che vuoi entrare in Europeana, devi prevedere metadati e licenze adeguati.

Cosa ti chiedono all’orale (progetto)

Quali sono le parti essenziali di un progetto di digitalizzazione? La descrizione della collezione e dei diritti, gli obiettivi e gli utenti, i criteri di selezione, le scelte tecniche di acquisizione e formato, gli standard di metadati, le modalità di pubblicazione e le licenze, il piano di conservazione, l’organizzazione del lavoro con tempi, costi, sostenibilità e valutazione.

Perché le scelte di un progetto devono essere coerenti con gli obiettivi? Perché ogni obiettivo impone requisiti specifici. La ricerca filologica richiede immagini ad alta risoluzione e metadati precisi; la valorizzazione per il grande pubblico richiede presentazioni chiare e contenuti di contesto; la partecipazione a un aggregatore richiede metadati conformi e licenze esplicite. Un progetto incoerente spreca risorse e non raggiunge i suoi scopi.

Fonti e approfondimenti

Manuali

• Anna Maria Tammaro, Alberto Salarelli, La biblioteca digitale, Editrice Bibliografica.
• Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci.
• Michael Lesk, Understanding Digital Libraries, Morgan Kaufmann.
• Ian H. Witten, David Bainbridge, How to Build a Digital Library, Morgan Kaufmann.

Standard

• ISO 14721, Open Archival Information System (OAIS) – Reference model.
• ISO 19005, PDF/A.
• International Image Interoperability Framework (IIIF), specifiche online.

Per il metodo storico applicato alle fonti digitali vedi gli appunti di Metodologia della ricerca storica in età digitale; per i manoscritti e la loro descrizione, quelli di Paleografia latina. Gli altri esami sono nell’indice degli esami.

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